quarta-feira, agosto 06, 2014

Saiba como dirigir uma reunião de Comissão

O tema de hoje é bem interessante para Anciãos, Diretores de Grupo, ou demais líderes que querem aprender a forma prática de conduzir uma reunião na igreja.


Como Preparar?
1. Devem constar no planejamento anual da igreja (data, horário, local, etc).
• Ex. 1º sábado ou domingo de cada mês, às 15:00 horas.
• Na primeira reunião do ano, consultar as pessoas que participarão da Comissão, para decidirem o melhor dia, horário e local das reuniões ordinárias.
2. Preparar uma lista dos itens a serem tratados. Esta será a agenda ou “pauta” da reunião.• Esta agenda deve ser preparada junto com o Pastor do distrito e os demais Anciãos da igreja, além do(a) Secretário(a) da Comissão.
3. Planejar a mensagem devocional (meditação inicial), que deve ser curta.
• É bom também ter alguns minutos de oração antes da reunião.
4. Entregar, no culto anterior, um memorando ou carta, relembrando da reunião (data, horário, local, juntamente com a agenda de assuntos). Esta é uma tarefa para a Secretaria da Igreja.
5. Caso necessário, estudar alguns assuntos em “comissões menores”, quando isto for apropriado.
6. Cuidar para que o local esteja devidamente preparado para a reunião.
• Cadeiras, ventilação/climatização, quadro negro, giz, canetas, etc.

Como Conduzi-la?
1. Comece exatamente no horário marcado, com uma tolerância de, no máximo, 10 minutos.
• Dependendo do horário da reunião, seria interessante promover um ligeiro coffee break uns 20 minutos antes do início da reunião.
2. Verificar o QUORUM (número votado pela igreja para possibilitar o início das deliberações da Comissão). Na maioria dos casos, este número mínimo é a metade+1 dos membros da Comissão.
3. Apresentar a mensagem devocional (máximo 5 min.).
4. Ter momentos para oração.
5. Cuidar para que a duração da reunião seja equilibrada. Uma reunião não pode ter horário para começar e não ter também limite para concluir. Mesmo que nem todos os assuntos tenham sido tratados, encerre a reunião no horário previamente combinado.
6. Verificar se o/a secretário(a) está presente. Se não estiver, deve-se escolher uma outra pessoa para anotar provisoriamente esta reunião e redigir a respectiva ATA.
• É neste momento do início, também, que o/a Secretário(a) lê a ata da reunião passada e recolhe a assinatura dos que estiveram presentes a ela.
7. Considerar um assunto de cada vez, conforme consta na agenda/pauta. Não permitir que outros assuntos sejam discutidos, além dos que foram previamente agendados.
8. Incentivar a participação de todos. Cuidado com aqueles mais “políticos” que costumam monopolizar as decisões e dominar a Comissão.
9. Não permitir divagação nem agressões pessoais.
10. Utilizar perguntas. A pergunta pode ser de várias maneiras:
a) dirigidas a todos os participantes
b) dirigida nominalmente
c) devolução de perguntas
11. Lembrar que o presidente não propõe, não apóia e não vota. A não ser para desempatar.
12. Conduzir a votos claros e precisos que indiquem quando foi o caso, quem fará, como, quando, etc.
13. Terminar no horário, agradecendo a presença e a participação.

Como Agir Após a Reunião?
1. Providenciar para que seja preparada a Ata.
2. Revisá-la antes de apresentar à igreja.
3. Providenciar uma cópia da Ata para cada participante, quando necessário.
4. Manter sigilo absoluto sobre os assuntos tratados, especialmente os que envolvem disciplina de membros.
5. Agir de acordo com os votos.

Como as Decisões são Tomadas?
Princípios essenciais das regras parlamentares:
• Cortesia e justiça com todos
• Considerar um item de cada vez
• A minoria precisa ser ouvida
• A maioria deve prevalecer
• O propósito das regras é facilitar a ação e não obstruí-la

Métodos de Votação:
• Declarando SIM ou NÃO
• Erguendo a mão
• Escrevendo em segredo

Tipos de Votação:
1 - Por maioria (metade+1, no mínimo)
2 - Por pluralidade.
É a maioria dos votos sem ser mais que 50%
Ex de eleição: Débora - 7 votos; Robson - 4 votos; Geovana - 4 votos
3 - Por 2/3 dos votos
4 - Decisão por Unanimidade: Quando todos estão a favor.
Isto é comum na igreja, devido aos interesses comuns dos membros e a atuação do Espírito Santo promovendo a unidade (Efés. 4:3, 12 -13).
5 - Decisão por Consenso: Ocorre quando pelo menos a grande maioria se inclina em uma certa direção e mesmo que alguém não concorde completamente, está disposto a acompanhar os demais.
O consenso é a opinião geral, o acordo. É o método que deveríamos usar ao buscarmos uma decisão em grupo.

Como o Consenso Pode Ser Alcançado?
Para alcançar o consenso, a diferença de opinião deve ser vista como uma maneira de:
• Reunir informação adicional
• Esclarecer itens
• Forçar o grupo a buscar melhores alternativas.
Assim, o conflito de idéias, soluções, etc, deve ser visto como ajuda e não como empecilho no processo de encontrar o consenso.
Animar uma participação franca de desacordo.
Cada participante deve ter a responsabilidade de ouvir e ser ouvido.
Não se deve confundir silêncio com concordância. Alguns ficam calados, mas não estão concordando com o que está sendo decidido. Por isso o líder deve incentivar a participação de todos.
Deve-se procurar reduzir a tensão, quando necessário. Quando os ânimos estiverem se exaltando, é bom dar uma paradinha na discussão, passar para outro ponto menos polêmico, e depois retornar ao diálogo.
Lembrar que os melhores resultados vêm de uma combinação de informações, lógica e emoção.

Adaptado de:
"Para você que quer ser líder", do Pr. Robert Pierson.
"Onde não há conselho fracassam os projetos, mas com os muitos conselheiros há bom êxito" (Prov. 15:22).

22 comentários:

Anônimo disse...

Pr. Gilson gostaria de saber quais os cargos que são obrigatorios a fazer parte da comissão da igreja?? ou não tem isso pode ser qualquer pessoa independente de cargo?? e em relação ao numero de pessoas que fazem parte da comissão existe um numero exato ou depende do numero de membros da igreja?? Agradeço desde ja!

Michael

Gilson Medeiros disse...

Olá, Michael.
Os cargos que compõem a Comissão estão definidos no Manual da Igreja (pág. 127).

Em resumo, são os seguintes:
Ancião ou anciãos
Primeiro diácono
Primeira diaconisa
Tesoureiro
Secretário
Diretor dos Ministérios Pessoais
Secretário dos Ministérios Pessoais
Coordenador dos Homens Adventistas
Coordenador dos Ministérios das Publicações
Coordenador da Escola Bíblica
Diretor da Assistência Social Adventista e/ou das Dorcas
Diretor da Escola Sabatina
Diretor dos Ministérios da Família
Diretora dos Ministérios da Mulher
Coordenador dos Ministérios da Criança
Secretário da Educação
Diretor da Associação Lar e Escola
Diretor da Sociedade dos Jovens Adventistas
Diretor dos Desbravadores
Coordenador de Interessados
Presidente da Comissão de Comunicação ou Secretário de Comunicação
Diretor dos Ministérios da Saúde
Diretor de Mordomia
Diretor de Liberdade Religiosa

O porte de sua congregação é que dirá quais membros farão parte.

Um abraço.
Gilson

Anônimo disse...

Obrigado Pastor. Mais so mais uma duvida quem escolhe os membros que vão participar? O ancião, algumas pessoas da igreja ou proprio Pastor??

Pois nossa igreja é pequena, tem em media 20 mebros, quantos e quais cargos poderiam participar da comissão? Qual o numero minimo de pessoas que podem participar??

Obrigado mais uma vez desde ja Pastor.

Michael

Gilson Medeiros disse...

Olá, Michael.

Se sua Congregação ainda for um Grupo, então é o pastor quem decide os cargos que serão ocupados, e em seguida leva à sugestão à aprovação da Igreja.

Se a congregação já for uma Igreja Organizada, então já deve ter uma Comissão Diretiva. Neste caso, é ela quem define os principais cargos que serão ocupados, sendo que algum membro poderá ocupar 2 ou mais cargos, dependendo de seus dons e da necessidade da congregação.

Um abraço.
Gilson.

Sid disse...

Gilson, como faço para falar contigo por e-mail, para poder fazer uma pergunta mais longa?

Kleber Monazio disse...

Caro Gilson, eu participei um ano em comissoes numa igreja e cheguei a conclusao q para mim eu farei o possivel pra nao participar mais...rsrs...E vou dizer o pq, perde se muito tempo mesmo, sem objetividade e na cultura brasileira, ha muito discussao pra nada, ha muita gente com cabeca fechada q domina e nada muda...lamentavel as vezes...Tem muita igreja q tem "amadurecer" nessas horas....

Gilson Medeiros disse...

Caro Kleber, concordo com você.
Mas eu acredito que pessoal de discernimento espiritual e fidelidade ao Senhor não devem se esquivar de participar destes "conselhos" eclesiásticos, pois Ele precisa que os Seus dêem o rumo a ser tomado.

Não se furte de participar, se o Espírito lhe chamar para isso.

Um abraço.
Gilson.

Gilson Medeiros disse...

Olá, Sid.
Meu e-mail é o seguinte:

gilson.medeiros@oi.com.br

Um abraço.
Gilson.

Deóla Mesquita disse...

Olá gilson ao meu entendimento o secretário nao vota na comissão só cumpre seus deveres de anotar informar e registrar estou correta... aguardo

Gilson Medeiros disse...

Olá, Deóla.
Como membro da Comissão, eleito pela Igreja, o secretário tem o direito de votar e ser votado.

Um abraço.
Gilson.

Manu disse...

Olá,

Tenho uma dúvida que surgiu na minha igreja. Parentes de 1º, 2º ou 3 º grau podem fazer parte da comissão da Igreja ou da Comissão de Nomeação. Poís, o ançião da igreja retirou todos os parentes, deixando apenas um representante por familia para a comissão da igreja. Isso é certo?

Gilson Medeiros disse...

Olá, Manu.
O Manual não é explícito neste ponto. Acredito que o Ancião que vc mencionou teve motivos para tomar esta atitude, e talvez evitar o monopólio familiar nas decisões... não sei.

Em todo caso, esta decisão ele não pode tomar sozinho. Deve ser levado à apreciação da Assembleia da Igreja, em uma Reunião Administrativa.

Sugiro que procure seu pastor distrital para conversarem sobre o caso.

Um abraço
Gilson.

lauro vitor disse...

gilson gostaria de saber quais as obrigações da comissão da iasd em relação a deixar um assunto debatido na comissão vir a publico se há algum tipo de sigilo obrigatório ou se o membro da comissão pode comentar os assuntos com outros membros? e se caso o assunto tiver que ficar entre os membros da comissão e algum deles vier a espalhar há alguma punição prevista?

Gilson Medeiros disse...

Olá, Lauro
O Manual indica que deve haver sigilo nas votações da Comissão, e orienta para que aqueles que não são éticos o suficiente para guardarem este sigilo sejam impedidos de participarem das próximas reuniões.

Se aconteceu algo parecido em sua igreja local, sugiro que converse com seu pastor a respeito do ocorrido.

Um abraço
Gilson.

Anônimo disse...

Pr. Gilson,

Um membro regular da igreja pode solicitar ir ao conselho da igreja local para explicar seu ponto de vista sobre algum assunto que ele considere injusto?

- Domingos

Gilson Medeiros disse...

Caro Domingos, o Manual da Igreja dá oportunidade, em determinados casos, para que qualquer membro regular compareça à reunião da Comissão para expor sua opinião sobre o tema específico.

O mais indicado é procurar antes o pastor do distrito, e dividir com ele sua preocupação, pois ele terá sabedoria para dar a melhor orientação que o caso requer.

Um abraço
Gilson.

cristiane ataide disse...

Quem decide em uma comissão o pastor ou os membros ?

Gilson Medeiros disse...

Olá, Cristiane.

O pastor será sempre o presidente da Comissão, tendo a responsabilidade para que as decisões sejam tomadas para o melhor andamento da Obra de Deus, e não de interesses pessoais e/ou familiares.

Portanto, não é ele quem "decide", mas ele deve intervir se perceber que alguém está tentando influenciar de forma negativa os demais membros.

Um abraço
Gilson.

elaine souza disse...

Boa tarde Pastor,
Qual a diferença entre secretária da igreja e secretária de mesa??

Gilson Medeiros disse...

Olá, Elaine.

Normalmente, a secretária da "mesa" é algum escolhido para secretariar (tomar notas, verificar presenças, redigir ata, etc.) um evento pontual. Por exemplo, uma eleição da quadrienal/trienal. Também pode ser a pessoa escolhida pelo campo para secretariar as reuniões da Mesa Diretiva do mesmo, ou seja, será a pessoa que vai realizar os trabalhos de secretaria nas reuniões e concílios dos pastores da Associação/Missão/União/Divisão/CG, etc.

Já a Secretária da Igreja é a pessoa escolhida para secretariar os eventos e atividades da igreja local, e suas atribuições estão claramente identificadas no Manual da Igreja e no Guia de Secretaria, que você pode conseguir com seu pastor distrital.

Espero ter ajudado.

Um abraço
Gilson.

Unknown disse...

Olá Pastor Gilson!!!! Gostaria de saber quem vai dirigir a reunião de comissão vota ou não?

Gilson Medeiros disse...

Conforme a postagem, o presidente não "deve" votar, exceto se for para desempatar a votação.

Até onde eu sei, não existe nada que proíba o presidente da comissão de votar. Entretanto, vejo esta como uma questão "ética", na qual o presidente se exime de votar (ao menos, no primeiro momento) para não influenciar os demais membros da comissão.

Creio que se os líderes da igreja forem maduros o suficiente em seu espírito de liderança e cristianismo, o presidente poderá, sim, expressar seu voto, desde que faça isso apenas por último... é a minha opinião.

Sugiro que converse com seu pastor distrital para ver a opinião dele sobre este tema, pois certamente ele terá mais condições do que eu em lhe dar uma resposta dentro das praxes denominacionais dos Adventistas.

Um abraço
Gilson.

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